Kontaktujte nás!

Nemáte zkušenosti s využitím služeb komerční spisovny? Jste nuceni skladovat velké množství písemností a zajímají Vás naše služby? Využijte možnosti bezplatné konzultace a kontaktujte nás. Na stránce "Napište nám" je pro Vás připraven kontaktní formulář, přes který nám můžete zaslat své dotazy a my Vás budeme obratem kontaktovat. Ceny kalkulujeme dle stavu spisu.

Příjem a příprava písemností k přepravě

Tato služba je účtována na hodinové bázi, což umožňuje flexibilní náklady na pracovní sílu. V rámci tohoto servisu je poskytováno balení a přefiltrování dokumentů, základní třídění dokumentů pro jejich možnou přepravu, balení do archivačních krabic. Dále zahrnuje indexaci archivních krabic a zanesení do počítačové evidence.

• písemný materiál je přijímán celoročně na základě "Protokolu o předání písemností"
• písemný materiál se roztřídí pro jeho snazší přepravu
• odvoz písemností zajišťuje ukladatel či dle dohody s ukladatelem spisovna nákladní či osobní autodopravou

Přepravované písemnosti jsou ukládány do obalů / archivních krabic nebo převázány tak, aby nedošlo k jejich ztrátě či poškození. Podle množství jsou písemnosti nadstandardně převáženy v uzamykatelných kontejnerech. O přejímce písemností likvidované organizace bez nástupce je předem vyrozuměn příslušný státní archiv, který by měl zajistit převzetí písemnosti typu "A" (archiválií podle zákona o archivnictví).

Provoz spisovny podléhá dozoru Státního oblastního archivu v Praze, kam se pravidelně zasílají seznamy písemností uložených likvidovaných organizací. Veškeré písemnosti jsou uloženy v archivačních krabicích. Každá krabice s písemnostmi je opatřena číslem organizace, spisovým a skartačním zámkem, rokem vzniku písemnosti, místem uložení a rokem skartace. Obsah krabice je počítačově zpracován.

Třídění písemností

Ve spisovně dochází k roztřídění spisů dle Typového skartačního rejstříku a souvisejících předpisů, a to v rozsahu dohodnutém s klientem.

Dokumenty je možné třídit:

• obecněji, tj. po celých pořadačích, přičemž klient přebírá zodpovědnost za obsah jednotlivých pořadačů a jejich správné zařazení do skartačního plánu.

Převzaté písemnosti jsou tříděny dle skartačního plánu dané organizace do tří skupin :

• archiválie "A"
• písemnosti k uložení a následné skartaci "S"
• Skart

Skart písemnosti s prošlou lhůtou skartace jsou podrobně sepsány a uloženy do skladu. Po obdržení skartačního povolení od příslušného státního archivu se provádí jejich likvidace.

Pís. "A" - případné nalezené archiválie jsou navrženy k uložení do státního archivu, kam jsou ihned po schválení odvezeny.

Dle typu organizace ukladatele je zpracován skartační plán společnosti

Dle typu organizace ukladatele a jejich existujících dokumentů je zpracován Skartační plán společnosti.

Návrh skartačního plánu společnosti je předložen ke schválení příslušnému státnímu archivu.

Tento dokument rozdělí veškeré v organizaci ukladatele vzniklé či existující dokumenty do jednotlivých skartačních tříd a určí nutnou délku pro jejich uchovávání dle závazných právních předpisů. Je vypracován Předávací protokol zahrnující veškeré ve společnosti existující či vznikající písemnosti označované jako archiválie, tj. ty, které nelze po stanovené době skartovat.

Po odsouhlasení předávacího protokolu jsou předány archiválie k trvalé archivaci do Státního oblastního archivu.

Odborná skartace písemností

Skartace písemností po uplynutí zákonné doby skladování se souhlasem Státního oblastního archivu v Praze. Jsou prováděny pravidelné každoroční lednové skartace všech uložených písemností typu "S" s prošlou lhůtou skladování. Po obdržení příslušných povolení ze státních archivů jsou tyto písemnosti zbavené kovových součástí a průpisových kopírovacích papírů, svázány a pod dohledem pracovníků naší spisovny rozdrceny v naší drtičce spisů umístěné ve spisovně bez rizika dalšího převozu.

Nadstandardně vybrané písemnosti, u kterých je to od ukladatele vyžadováno, jsou uloženy do uzamykatelných kontejnerů a odvezeny do specializované firmy k likvidaci. Na tyto písemnosti je vydán certifikát o provedené likvidaci dat.

Doprava a manipulace

Náklady na dopravu a manipulaci :

Jedná se o jednorázové náklady spojené s přepravou dokumentů od ukladatele do místa uložení osobní či nákladní dopravou. Naše firma je schopna tuto dopravu na základě dohody s ukladatelem zajistit. V případě zájmu ukladatele je možné, aby si ukladatel dokumenty přepravil sám.

Vyhledávání informací

• Nahlížet do písemností dané organizace smí pouze ukladatel, jím pověřená osoba a orgán státní správy.
• Každý, kdo bude nahlížet do písemností uložených ve spisovně, je evidován v "Knize návštěv".
• Žádosti o informace jsou vyřizovány do 40 minut v pracovní době (faxem nebo přes e-mail).
• Objemnější zakázky jsou vyřizovány osobně nebo poštou.
• Při žádosti o výpůjčku je pořízena kopie uloženého originálu písemnosti s razítkem o shodnosti kopie s originálem uloženým ve spisovně a je vyhotoven zápůjční lístek/potvrzení objednávky.